Quản lý thời gian – Cân bằng cuộc sống

Thời gian chắc có thể là thứ duy nhất công bằng cho tất cả mọi người. Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày cho dù đó là Bill Gates, Steve Jobs hay một người nông dân… Bạn thường quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không đủ thời gian để làm công việc trong ngày?

Có rất nhiều yêu cầu đặt ra cho bạn phải hoàn thành mà quỹ thời gian của bạn lại chỉ có giới hạn. Điều này khiến cho bạn không thể làm hết mọi thứ. Bạn phải cân bằng cuộc sống và công việc mà bạn cần làm trong ngày. Một kế hoạch đúng đắn và hợp lý sẽ làm cho 24 giờ của chúng ta có hiệu quả nhất.

Quản lý thời gian - Cân bằng cuộc sống

Ai cũng có 24 giời mỗi ngày, hãy sử dụng hiệu quả nhất?

Sau đây là một số bí quyết xin chia sẻ cùng bạn:

1. Lên danh sách việc cần làm

Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung.

Bạn rất cần ghi thứ tự ưu tiên các công việc cần làm trong ngày, việc ghi chép này rất quan trọng. Bạn không nhất thiết phải hoàn thành tất cả công vệc nhưng các việc quan trọng phải được hoàn thành.

2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc

Xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày deadline để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rãnh rỗi để làm một số việc khác. Chẳng hạn, bạn có thể tìm kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.

3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc thực hiện

Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao? Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình.

4. Tận dụng thời gian thông minh

Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẫu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai…

5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.

6. Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính sách” mở của với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.

7. Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn, nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.

8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác

Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.

9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia

Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.

10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình

Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hội chuyển đổi công việc và tập trung nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tuơi mới.

11. Biết lựa chọn công việc tham gia

Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thật sự có ích với công ty và tận dụng tối đia được các khả năng của bạn. Có nhiều nhiều lý do để bạn có thể từ chối một lời đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc. Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì.

12. Đừng trì hoãn việc gì

Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”. Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫu và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc. Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại.

13. Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan đến lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc song bản báo cáo kỹ thuật hoặc lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc…

Bạn cần hết sức kiên quyết trong việc sử dụng thời gian hiệu quả nhất trong công việc. Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình. Khi đó, bạn sẽ luôn cân bằng cuộc sống và công việc.


Để quản lý thời gian hiệu quả nhất, tôi đã thực hiện 5 bước sau mỗi ngày và thấy hiệu quả. Tôi nghĩ bạn cũng có thể ứng dụng nó.

  • Ghi các công việc phải làm theo thứ tự ưu tiên cho ngày hôm sau vào buổi tối bằng ứng dụng Evernote.
  • Sáng hôm sau, tự đặt câu hỏi cho mình: hôm nay mình làm gì ta? Và nhìn lại danh sách đã ghi, nếu chưa có thì lên danh sách công việc
  • Tập trung làm các công việc quan trọng từ 8 – 10h sáng. Sau đó, gọi điện cho khách hàng hoặc làm các công việc ít quan trọng tiếp theo.
  • Cuối ngày, checknote  danh sách công việc đã hoàn thành.
  • Buổi tối, tự đặt câu hỏi: Hôm nay mình làm việc có hiệu quả không? Xem lại danh sách công việc đã hoàn thành và tiếp tục ghi các công việc phải làm theo thứ tự ưu tiên cho ngày hôm sau.

“Giải pháp đơn giản nhất và trực tiếp nhất, đòi hỏi số bước thực hiện ít nhất, thường là giải pháp đúng cho bất cứ vấn đề nào”. – William Ockham