Trao và nhận card visit (danh thiếp) đúng cách như thế nào?

Đầu năm sau tôi chính thức trở thành “Sale Man”, ngoài việc thay đổi về tư duy tôi cũng rất cần học thêm nhiều kiến thức và rèn luyện kỹ năng để có thể hòa nhập nhanh với nghề mới mà không mới này. Sau bài viết về kỹ năng bắt tay trong giao tiếp, kỹ năng sử dụng card visit (danh thiếp) đúng cách  được tôi chọn để học hỏi và chia sẻ đến các bạn.

Trong thế giới doanh nghiệp, card visit (danh thiếp) đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của card visit, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao card visit… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này.

Khi chúng ta bắt đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc in và thiết kế card visit (danh thiếp) là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với người giao tiếp hay đối tác của bạn.

Nhưng việc trao và nhận card visit đúng cách, đúng lúc và đúng hoàn cảnh là một nghệ thuật mà không phải ai cũng nắm rõ. Bạn cần phải xác định đúng người và đúng tình huống để trao danh thiếp.

Trao card visit đúng cách

• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao

Bạn chỉ nên đưa card visit khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt đối không nên chủ động đưa card visit khi đối tác chưa có ý muốn đó.

• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ

Bạn không nên lôi card visit ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.

• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau

Khi nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ

• Trao card visit khi đi dự tiệc

Nếu bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp theo bên mình. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.

• Thời điểm trao card visit

Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa biết nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những người xung quanh trước khi lên phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rõ về bạn hơn.

• Hình thức card visit

Bạn nên xếp card visit ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn vứt chúng đi.

Nhận card visit thế nào cho đúng cách

Khi bạn nhận card visit do người khác đưa, bạn nên đứng dậy, mỉm cười, kết hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc bên dưới của danh thiếp, đồng thời nói cảm ơn họ. Sau khi nhận, bạn nên lưu giữ danh thiếp cẩn thận, không vứt lung tung.

Nếu như đối tác đã có hiểu biết nhất định về bạn. Bạn có thể trao card visit cho họ trong quá trình trao đổi hoặc khi bạn sắp đứng dậy chào họ ra về.

Bạn nên nhận danh tiếp, card visit, name card bằng tay trái. Nhưng đồng thời lúc đó tay phải cũng phải giơ ra, cầm danh thiếp bằng hai tay. Sau khi nhận, không nên cất ngay danh thiếp đi, cũng không nên nghịch danh thiếp một cách tùy ý, thay vào đó, bạn nên đọc, nhưng không phát ra tiếng, các thông tin quan trọng trên danh thiếp như: họ tên, chức vụ, tên chức vụ của chủ nhân danh thiếp. Nếu khi đọc card visit mà bạn vẫn chưa rõ về thông tin gì thì có thể hỏi lại họ, sau đó mới cất tấm card vào sổ kẹp danh thiếp.

Khi đối phương trao danh thiếp của họ cho bạn, nhưng bạn lại không mang theo danh thiếp hoặc chưa có danh thiếp thì bạn nên tỏ ý xin lỗi họ, sau đó giải thích lý do cho họ hiểu.

Bên cạnh cách thức trao nhận danh thiếp. Chất lượng và thiết kế của danh thiếp,  card visit, name card. cũng nên được quan tâm nếu bạn muốn tạo ấn tượng ghi nhớ với khách hàng, đối tác.   Khi bạn nhận danh thiếp, name card, card visit do người khác đưa, bạn nên đứng dậy, mỉm cười, kết hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc bên dưới của danh thiếp, đồng thời nói cảm ơn họ.

Bạn nên nhận card visit bằng tay trái. Nhưng lúc đó tay phải cũng phải giơ ra, cầm danh thiếp bằng hai tay. Đồng thời bạn có thể trao card visit cho đối tác trong quá trình trao đổi.

Sau khi nhận, không nên cất ngay danh thiếp đi, cũng không nên nghịch danh thiếp một cách tuỳ ý, thay vào đó, bạn nên đọc, nhưng không phát ra tiếng, các thông tin quan trọng trên danh thiếp như: họ tên, chức vụ, tên chức vụ của chủ nhân danh thiếp. Nếu khi đọc card visit mà bạn vẫn chưa rõ về thông tin gì thì có thể hỏi lại họ, sau đó mới cất tấm card vào sổ kẹp danh thiếp.

Khi đối phương trao danh thiếp của họ cho bạn, nhưng bạn lại không mang theo danh thiếp hoặc chưa có danh thiếp thì bạn nên tỏ ý xin lỗi họ, sau đó giải thích lý do cho họ hiểu.

Bên cạnh cách thức trao và nhận card visit,  chất lượng và thiết kế của card visit cũng nên được quan tâm nếu bạn muốn tạo ấn tượng ghi nhớ với khách hàng, đối tác ngay trong lần gặp mặt đầu tiên.

Chúc cho các bạn tạo được ấn tượng tốt với đối tác ngay trong lần gặp đầu tiên.